三、會議籌備

　　會議籌備在邏輯上是按這樣的步驟進(jìn)行:

　　(1)主辦者決定舉行一個會議;

　　(2)選擇或聘請承辦者;

　　(3)指定策劃委員會;

　　(4)確定會議目標(biāo);

　　(5)選擇會址;

　　(6)選擇發(fā)言者;

　　(了)進(jìn)行市場營銷;

　　(8)舉行會議。

　　然而，在實(shí)際操作過程中，具體的會議根據(jù)其規(guī)模、主辦組織的結(jié)構(gòu)等不同而有所區(qū)別。

　　會議策劃人剪影

　　現(xiàn)代的會議策劃人每年要花去幾千小時(shí)進(jìn)行展會活動策劃，從簡單的培訓(xùn)會到涉及幾千個與會者和幾百個參展人員的大型展臺展會不等.這是一個令人激動的、豐富多彩的和不斷發(fā)展著的職業(yè)。

　　據(jù)《會議》雜志進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，現(xiàn)代會議策劃人有以下典型特征:

　　(1)男性居多(54%為男性，女性占46%);

　　(2)與大約11個同事共事于同一個部門;

　　(3)有8年的業(yè)內(nèi)工作經(jīng)驗(yàn);

　　(4)年薪平均為52400美元(從20000一90000美元不等，或者更多)。

　　會議策劃人的主要職責(zé)包括預(yù)算、挑選會址、與飯店和航空公司以及賣主進(jìn)行談判、制定活動計(jì)劃和貿(mào)易展覽計(jì)劃、確定餐飲品種、實(shí)施飯店及陸地交通的組織工作、進(jìn)行會后總結(jié)，包括向參會人員進(jìn)行調(diào)查并對每項(xiàng)活動所涉及的接待設(shè)施和服務(wù)進(jìn)行評估。

　　為獲得最佳市場條件，許多會議策劃人同時(shí)附屬于幾家專業(yè)協(xié)會。對其專業(yè)而言，以下技術(shù)最為有用:杰出的溝通能力和組織能力、領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)、靈活性、應(yīng)對壓力的能力。